Organização, Sistemas e Métodos

É muito fácil, hoje em dia, identificar o trabalho de um profissional da área de Organização, Sistemas e Métodos (OSM) dentro das organizações. Empresas que prezam por um bom funcionamento de suas atividades, preocupados sempre com o resultado positivo de suas ações estão utilizando cada vez mais os serviços desses profissionais. O que ocorre em muitos casos ainda é a contratação de consultorias para comandar tal processo.

Outra forma que as empresas encontraram para utilizarem a OSM de forma eficiente e eficaz foi atribuindo esta função a funcionários da casa que já conheça a maior parte da sua estrutura organizacional, facilitando o trabalho de aceitação das mudanças, quando necessário, por parte, principalmente, dos colaboradores.

Às vezes, a mudança não está necessariamente no espaço físico, na beleza ou na quantidade de equipamentos de um determinado setor ou da empresa como um todo, mas na postura que os funcionários, supervisores, diretores da organização devem ter. Quando a empresa consegue, de forma suave e gradual, melhorar sua estrutura, os resultados positivos sempre aparecem.

Segundo Rocha (1998), a definição de OSM seria uma

“Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos.”

Outra definição é dada por Cruz (2002), quando diz que é o

“Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”

Observando todos os aspectos anteriormente citados, foram encontrados alguns casos envolvendo OSM, ou a falta dela, através da Internet. Apesar de encontrar vários exemplos de boa aplicação da OSM, é mais fácil notar quando ela deixa de existir ou quando não é aplicada. Seguindo este pensamento, é apresentado o seguinte caso envolvendo um casal insatisfeito, uma empresa aérea e um CEO “pouco afeito” a e-mails e outras facilidades modernas: um casal compra passagens de ida e volta na Spirit Airlines para assistir a um concerto; o vôo atrasa três horas e meia e o casal perde reservas que fez no destino da viagem; o marido manda um e-mail para diversas pessoas na empresa (inclusive o CEO) solicitando reembolso de US$ 376,84 (total dos gastos com passagens, hospedagem, entradas, etc.); o CEO, vendo o endereço de diversos funcionários no cabeçalho da mensagem, clica em “Responder a todos” e escreve a pérola abaixo:

We owe him nothing as far as I’m concerned. Let him tell the world how bad we are. He’s never flown us before anyway and will be back when we save him a penny.

Numa tradução livre:

Pelo que me consta, não devemos nada a ele. Que o mundo saiba o quanto nós somos maus. De qualquer forma, ele nunca voou pela gente antes, e estará de volta quando for para economizar um trocado.

De repente, poderia ser considerado apenas um erro de comandos do programa de e-mail se não fosse o fato do conteúdo da mensagem em si, como resposta. Além disso, se o mesmo estivesse envolvido com os valores da organização, jamais teria respondido desta forma a um cliente em potencial. Os problemas causados por um funcionário, independentemente de sua posição dentro da organização, ao não seguir os preceitos da empresa, podem acabar com a mesma ou pelo menos, atrasar um processo em desenvolvimento e principalmente, manchar a sua imagem.

Um caso com grande repercussão nacional, em que um colaborador manchou a imagem da organização e, recentemente, o ‘presidente’ da mesma veio a público falar que tal atitude fez com que sua ‘empresa’ tivesse um atraso de dez anos foi o chute dado numa imagem de santo da Igreja Católica por um bispo da Igreja Universal. Numa entrevista a uma revista de grande circulação, Edir Macêdo afirmou que isso foi fundamental para que a Record, sua emissora de televisão, não conseguiu até o momento aproximar-se de fato da emissora campeã em audiência, segundo o Ibope, a Rede Globo.

Para ajudar a entender as funções, os cargos, as atitudes e ações de cada setor da empresa, os profissionais da área de Organização, Sistemas e Métodos utilizam algumas ferramentas e sistemas que serve como “manual de instruções” para auxiliar na execução das tarefas de cada indivíduo dentro da organização. Os formulários, o organograma e o fluxograma são ferramentas essenciais para que o profissional de OSM tenha sucesso, assim como a empresa, nas tomadas de decisões. São através destas ferramentas que são representados graficamente, por exemplo, os fluxos ou seqüências normais de qualquer trabalho dentro da estrutura organizacional.

Ao pesquisar conceitos e casos acerca da OSM, fica fácil constatar sua necessidade dentro das organizações, em qualquer segmento que seja, nos dias de hoje. A falta dela ou sua má aplicação pode causar sérios problemas para a empresa, desde atrasos em processos, até mesmo sofrer perdas financeiras.

Uma empresa moderna não pode sequer pensar em não ter um profissional dessa área, ou pelo menos alguém que faça esse papel, em seu quadro funcional. A não ser que tenha objetivos pouco ambiciosos e contente-se em ser apenas um galpão onde guardam materiais e possua robôs ao invés de pessoas trabalhando.


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REFERÊNCIAS

CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002.
ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998.